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Seit Jahren bin ich dabei mein Notizensystem inklusive Pläne, Dokumente und schnelle Entwürfe aufzubauen und zu verbessern. Damals angefangen mit Zetteln und handschriftlichen Zeichnungen wurde mein Ablagesystem schnell zu unübersichtlich und schlecht durchsuchbar. Ich habe mich vor ca. zwei Jahren dazu entschlossen komplett auf Cloud-Dienste zu setzen und habe mich durch meinen damaligen Telekom-Vertrag zu Evernote linken lassen. Die iCloud-Notizen hatte ich auch im Einsatz, bis von einem Tag auf den anderen meine Notizen unwiderruflich gelöscht wurden. Nach einiger Zeit kann ich nun den für mich perfekten Notizen-Workflow vorstellen.

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Papierarchiv: Evernote

Alles an Papierkram was ich per Post erhalte oder wegsortiert werden muss, landet erst einmal in meinem Eingangsfach im Büro. Danach digitalisiere ich mithilfe der iOS-App “Scannable” alle Dokumente bevor ich sie für die nächsten Jahre in eine Ablage verbanne. Rechnungen werden nach zwei Jahren geschreddert. Da Evernote keine Obergrenze für das Speichern von Dokumenten aufzeigt, schmeiße ich einfach alles in ein gesondertes Notizbuch z.B. “Privat – Rechnungen” und räume dort auch nie auf. Falls ich mal etwas suche finde ich dort das richtige Dokument mithilfe der OCR-Funktion von Evernote. So digitalisiere ich beispielsweise folgende Dokumentenarten:

  • Belege und Rechnungen
  • ein- und ausgehende Post
  • wichtige Unterlagen

Ich nutze Evernote in der kostenfreien Variante auf meinem Mac und iPhone und bin mit dieser Dokumentenablage mehr als zufrieden. Die OCR-Funktion hilft beim Durchsuchen aller Dokumente, ohne OCR würde ich keinen Dienst mehr an meine Dokumente lassen.

Evernote – immer gut organisiert
Evernote – immer gut organisiert
Entwickler: Evernote
Preis: Kostenlos+
  • Evernote – immer gut organisiert Screenshot
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Schneller Zugriff: iCloud Notizen

Dinge die ich für mich mal eben schnell festlege bzw. Notizen die ohne Anhänge und nur textbasiert sind, werden in meine iCloud Notizen geschrieben. Die Notizen sind seit iOS 9.3 passtwortgeschützt auf meinem Mac und iPhone immer dabei und abrufbar. Dinge die ich dort abspeichere:

  • Netzwerkübersicht
  • Übersicht welche Daten auf welchem Cloudstorage liegen
  • Minimaler Finanzplan
  • Übrige Urlaubstage

Es ist einfach unglaublich einfach diese Notizen immer griffbereit zu haben und sich nicht um die Datensicherung zu kümmern, denn mitlerweile kann man Snapshots in iCloud.com wiederherstellen, was ein Punkt war weiterhin die iCloud zu nutzen. #staytuned

thetech
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Moin! Ich bin thetech, 25 Jahre alt und IT-Mensch. Meine Beiträge
drehen sich um Technik, Projekte, Workflows und was mir sonst noch so in den Kopf kommt. – Stay hungry, stay foolish!

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