Manchmal fallen mir im Arbeitsalltag bestimmte Sachen auf, die es eigentlich gar nicht geben darf, aber nahezu jeder beruflich macht. Der Umgang mit E-Mails wird, wenn ich das behaupten kann, bei (fast) jeder Firma falsch angegangen. Früher waren E-Mails wirklich ein elektronischer Ersatz von Briefen und Skripten. So hat damals ein Brief zwei Tage zum Empfänger gebraucht, via Mail waren die Informationen sofort da. Genau dieses “Informationen-ASAP-Gedöns” wurde als Messaging und Medienablage missbraucht. So muss man heutzutage nahezu 24/7 per Mail erreichbar sein und sofort antworten können. Das macht aber keinen Sinn, da E-Mails eigentlich nur Briefe sind. Und einen Brief beantworte ich manchmal erst nach vier Tagen.

Firmen sollten mehr auf Lösungen wie Lync, Slack und Facebook Business setzen, die sich auf genau solche Problematiken spezialisiert haben. Wenn eine Firma den sozialen Kontakt der Mitarbeiter elektronisch abbilden will, wird dies in 90% der Fällen mit Microsoft Outlook gelöst. Und das ist meiner Meinung nach ein falscher Ansatz.  🙄

E-Mails sind zum Versenden von wichtigen Anhängen, Kündigungen, Personaldaten, usw. und nicht zum Führen eines Gruppenchats mit 10 Empfängern, 15 CCs und 3 BCCs da. Wenn ich täglich in irgendeinen Verteiler “gerutscht” bin, mache ich mir da so meine Gedanken. In der Regel wird die E-Mail als gelesen markiert und in mein Archiv verschoben. Das Outlook ist natürlich zu jeder Minute auf dem zweiten Bildschirm zu sehen. Ich mache es eigentlich genau falsch.  😡

Ein neulich gehörter Podcast hat mich auf die Idee gebracht dies einfach mal knallhart zu ändern. So reicht es einfach wenn man zwei mal täglich in die E-Mails schaut und nicht permanent das Outlook geöffnet hat. Wenn es etwas Dringendes gibt, sollte man dies über Messenger persönlicher und wirklich ASAP klären, denn dafür ist Messaging ja da. Eine weitere Änderung ist das automatische Verschieben der CC und BCC E-Mails. Wenn jemand mit mir etwas klären möchte, kann er dies per Messenger und E-Mail direkt persönlich tun. Ich werde einmal die Woche in diesen Ordner schauen, um zu sehen ob mein Plan aufgeht – weniger E-Mails die den Workflow unterbrechen, mehr Zeit für andere Aufgaben. #staytuned

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Moin! Ich bin thetech, 25 Jahre alt und IT-Mensch. Meine Beiträge drehen sich um Technik, Projekte, Workflows und was mir sonst noch so in den Kopf kommt. – Stay hungry, stay foolish!

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